{"id":119,"date":"2012-07-06T08:01:31","date_gmt":"2012-07-06T06:01:31","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.zsconsult.de\/?p=119"},"modified":"2014-02-05T18:56:30","modified_gmt":"2014-02-05T16:56:30","slug":"5-projekt-meetings-moderieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.zsconsult.de\/?p=119","title":{"rendered":"5. Projekt-Meetings moderieren"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\">Glaubt man den Ergebnissen regelm\u00e4\u00dfiger Mitarbeiter-Befragungen, so stehen langatmige und ineffektive Besprechungen auf der Hitliste der Negativpunkte bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutscher Unternehmen.\u00a0Meiner Einsch\u00e4tzung nach stellen Projekt-Meetings da eine r\u00fchmliche Ausnahme dar. Die meisten Projektleiter sind heutzutage geschult und kennen die g\u00e4ngigsten Moderationstools.\u00a0Projekt-Meetings professionell zu moderieren, hat folgende Vorteile f\u00fcr einen erfolgreichen Projektverlauf:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Eine professionelle Moderation gew\u00e4hrleistet einen regelm\u00e4\u00dfigen Ziele-Check der Teilprojekte. Der Ziele-Check ist eines der wichtigsten F\u00fchrungsinstrumente von Projektleitern, die ja meist keine Weisungsbefugnis haben. Die gemeinsame (und \u00f6ffentliche) Besprechung von Zielen in der Projektrunde diszipliniert alle Projektbeteiligten. Schlie\u00dflich hat niemand Lust, mehrmals mit leeren H\u00e4nden da zu stehen und sich zu blamieren.<\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>\u00a0Dadurch, dass nicht nur fachliche, sondern auch zwischenmenschliche Themen und Probleme regelm\u00e4\u00dfig thematisiert werden k\u00f6nnen, wird die \u201eProjekt-Beziehungs-Ebene\u201c regelm\u00e4\u00dfig gepflegt. So gelingt es, f\u00fcr Konflikte und St\u00f6rungen rechtzeitig eine L\u00f6sung zu finden.<\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Als Projektleiter die Rolle des Moderators gut zu beherrschen ist hilfreich und motivierend f\u00fcr alle. Da Moderationsmethoden daf\u00fcr sorgen, dass alle Beteiligten sich gleichberechtigt \u00e4u\u00dfern k\u00f6nnen und die Erarbeitung in Kleingruppen f\u00fcr ein hohes Ma\u00df an Beteiligung aller Projektmitarbeiter sorgt, wirken sich gut moderierte Projekt-Meetings motivierend und somit leistungssteigernd auf das gesamte Projektteam aus.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"http:\/\/blog.zsconsult.de\/wp-content\/uploads\/2014\/02\/Fotolia_40688072_M.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter  wp-image-121\" alt=\"neugierige mitarbeiter\" src=\"http:\/\/blog.zsconsult.de\/wp-content\/uploads\/2014\/02\/Fotolia_40688072_M-1024x682.jpg\" width=\"500\" height=\"333\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Wie sieht nun eine Moderationsagenda f\u00fcr ein Projekt-Meeting aus?<!--more--><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Die generelle Aufgabe von Projektsitzungen besteht in der Abstimmung der\u00a0kurzfristigen Projektplanung, die Koordination der an einem Projekt Beteiligten und die L\u00f6sung von Problemen und Konflikten. Der Projektleiter sollte regelm\u00e4\u00dfig Besprechungen mit allen Teamleitern vornehmen. Die H\u00e4ufigkeit solcher Sitzungen ist jedoch projektabh\u00e4ngig, d.h. sie finden entweder in regelm\u00e4\u00dfigen Zeitabst\u00e4nden oder nach Bedarf statt.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Die wichtigsten\u00a0<strong>Projektsitzungsziele\u00a0<\/strong>lauten:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Orientierung und Informationsaustausch \u00fcber die Projektentwicklung in den einzelnen Projektteilbereichen<\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Probleme identifizieren und l\u00f6sen<\/li>\n<li>Arbeitspakete verteilen (durch Delegation wird die Projektleitung \u00a0entlastet)<\/li>\n<li>Identifikation der Mitarbeiter mit dem Gesamtprojekt<\/li>\n<li>Motivation<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Die\u00a0<strong>Inhalte\u00a0<\/strong>von Projektsitzungen umfassen insbesondere die Pr\u00e4sentation der\u00a0bisherigen Arbeitsergebnisse bzw. den Projektstand, den Vergleich der Ergebnisse mit dem Projektplan und die Ursachenanalyse eventueller Planabweichungen, die Bewertung sowie gegebenenfalls Revision der Projektziele. Ferner erfolgt die Vorstellung der n\u00e4chsten Planungsschritte inklusive einer Problemer\u00f6rterung.\u00a0Sowohl die Vorbereitung als auch die Durchf\u00fchrung von Projektsitzungen obliegt der Projektleitung. Damit die Besprechungen nicht an Effektivit\u00e4t verlieren, m\u00fcssen diese systematisch und zielorientiert ausgearbeitet werden. Nur so ist eine z\u00fcgige Erledigung der\u00a0<strong>Tagesordnungspunkte<\/strong>(TOP\u2019s) gew\u00e4hrleistet. In der Praxis hat sich folgender Ablaufplan als Hilfestellung bew\u00e4hrt:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Ablauf einer Projektsitzung<\/strong><\/p>\n<ol style=\"text-align: justify;\">\n<li>Begr\u00fc\u00dfung der TeilnehmerInnen<\/li>\n<li>Ernennung des Protokollanten<\/li>\n<li>\u00dcberpr\u00fcfung der Anwesenheit<\/li>\n<li>Kl\u00e4rung der Ziele<\/li>\n<li>Information \u00fcber die Ergebnisse seit der letzten Sitzung (\u201eIst\u201c)<\/li>\n<li>Besprechung der aufgetretenen Probleme<\/li>\n<li>Entscheidung \u00fcber Probleml\u00f6sungen<\/li>\n<li>Abarbeitung der \u00fcbrigen TOP\u2019s<\/li>\n<li>Vereinbarung von Ma\u00dfnahmen, die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind (TODO\u2019s: wer macht was bis wann?)<\/li>\n<\/ol>\n<p style=\"text-align: justify;\">Vereinbarung des n\u00e4chsten Sitzungstermins<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Je mehr Teilnehmer, desto wichtiger ist der Aspekt der Professionalit\u00e4t bei der Durchf\u00fchrung der Sitzungen. Jede Sitzung sollte einen klaren Anfangs- und Endzeitpunkt haben, der auch eingehalten wird (keine Endlos-Sitzungen).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Zu jeder Sitzung muss ein Protokoll erstellt werden.\u00a0Nachfolgend eine kurze Checkliste zu den Punkten, die ein Protokoll mindestens enthalten muss:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Checkliste Sitzungsprotokoll<\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Projektname<\/li>\n<li>Projektleiter<\/li>\n<li>Datum, Ort, Uhrzeiten (von \u2013 bis)<\/li>\n<li>Teilnehmer (auch teilweise)<\/li>\n<li>Ziel der Sitzung<\/li>\n<li>Agenda\/ Tagesordnungspunkte (TOP)<\/li>\n<li>Ergebnisse\/ TODO\u2019s\/ Beschlusse (was wer bis wann erledigen soll)<\/li>\n<li>Termin der n\u00e4chsten Sitzung<\/li>\n<li>Unterschriften (Projektleiter, Protokollf\u00fchrer)<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Meistens ist eine Frist von sieben Tagen f\u00fcr die Abnahme des Protokolls vorgesehen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Und so moderieren Sie&#8230;<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Bei Punkt 4 der Agenda fragen Sie die Teilnehmer, was heute besprochen werden sollte, damit alle zufrieden aus der Sitzung gehen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Bei Punkt 6 der Agenda fragen Sie, welche Verhaltensweisen und Ma\u00dfnahmen das Problem momentan vergr\u00f6\u00dfern und welche Verhaltensweisen und Ma\u00dfnahmen das Problem jetzt schon verringern.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Bei Punkt 7 der Agenda stoppen Sie den Probleml\u00f6sungsprozess und fragen nach Art des Brainstormings nur noch nach L\u00f6sungsideen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">N\u00e4chste Woche:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">F\u00fcr regelm\u00e4\u00dfiges Feedback sorgen<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Glaubt man den Ergebnissen regelm\u00e4\u00dfiger Mitarbeiter-Befragungen, so stehen langatmige und ineffektive Besprechungen auf der Hitliste der Negativpunkte bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutscher Unternehmen.\u00a0Meiner Einsch\u00e4tzung nach stellen Projekt-Meetings da eine r\u00fchmliche Ausnahme dar. 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