8. Achtung Schnittstellen-Kommunikation

Stefan Schulte versteht die Welt nicht mehr. Wochenlang hat er die nächsten Teilprojektschritte mit allen besprochen. Sein Projekt-Team ist bestens vorbereitet, sein Vorgesetzter hat alles abgenickt und auch der  Zeitplan ist realistisch.Trotzdem hat sich der Betriebsrat quer gestellt. Es hatte sich nämlich herausgestellt, dass ausgerechnet sein Vorgesetzter vergessen hatte, den Betriebsrat von vornherein in die Umstrukturierungspläne, die eventuell auch mit personellen Veränderungen verbunden sein könnten, mit einzubinden. Ratlos fragt Stefan Schulte sich immer wieder, wie man so etwas vergessen kann. Aber wenn er ehrlich ist, hatte er auch nicht dran gedacht.

Ein typisches Beispiel? Den Betriebsrat zu vergessen erscheint Ihnen vielleicht übertrieben, aber dieser Vorfall ist in der Tat genau so passiert. Und das Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, an den Schnittstellen des Projekts, eben zu anderen Abteilungen und Institutionen des Unternehmens, sorgfältig zu kommunizieren und andere kontinuierlich über die laufenden Projektschritte zu informieren. Das Projekt-Tool „Umfeldanalyse“ hilft Ihnen, wichtige Schnittstellen von vornherein im Auge zu haben. Gerade im Umgang mit auftretenden Schwierigkeiten und eventuellen Widerständen erkennen Sie schnell, wie das Projekt in sein Umfeld eingebunden ist.

Die folgende Grafik veranschaulicht, wie Sie eine Umfeldanalyse visualisieren können:

Schnittstellen-Kommunikation

In der Phase der Auftragsklärung können Sie mit der Umfeldanalyse die Rahmenbedingungen und Steuergrößen einschätzen. Sie erkennen, ob Sie alle Projektpartner im Team haben und können ggfs. nachbesetzen. Im weiteren Verlauf hilft die Umfeldanalyse, Themen und Konflikte außerhalb des Projektteams zu analysieren. Außerdem können Sie in jeder Projektphase festlegen, wer zu welchem Thema informiert werden sollte und wer nicht.

Folgende Fragen können in der Umfeldanalyse wichtig sein:

  • Wer außerhalb des Projekts kann wesentlich zum Gelingen oder Scheitern beitragen?
  • Wer im Umfeld des Projekts beschäftigt sich noch mit dem Thema oder mit angrenzenden Themengebieten?
  • Wer ist an den im Laufe der Projektarbeit entstehenden Informationen interessiert?
  • Welche Faktoren beeinflussen den Erfolg oder Misserfolg des Projekts?

Nächste Woche:

Vorurteile abbauen

Veröffentlicht von Ute Zander

Geschäftsführerin von ZS Consult GmbH - www.zsconsult.de

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