1. Gemeinsam starten

10 Gründe, warum Projekt Kommunikation so oft scheitert

Kennen Sie das? Das Budget hat gestimmt und fast alle technischen Probleme und Fragen konnten gelöst werden. Trotzdem ist das IT-Projekt gescheitert. Diese Frage beschäftigt immer mehr Auftraggeber und Projektleiter. Es liegt an der fehlenden Kommunikation sagen viele. Aber was heißt das genau? Und was können Sie tun, um die Fehler in Zukunft zu vermeiden?

In den folgenden 10 Wochen können Sie in diesem blog lesen, wie Sie als Projektleiter/-in dafür sorgen können, dass Ihr Projekt gelingt!

Eigentlich sind die Fakten für alle Beteiligten längst klar. In vielen E-Mails und Protokollen wurden die Eckdaten des Projekts schon fixiert. Mit den Projektteilnehmern haben Sie auch schon gesprochen – warum also noch kostbare Zeit für einen Kick-Off-Workshop vergeuden?

Auch bei Projekten gilt die Regel: wenn es keinen gemeinsam erlebten Start gibt, entsteht keine Verbindlichkeit für das Projekt. Verbindlich sein kommt ja von „Bindung“. Und genau das braucht ein Projekt: Bindungen und Verbindungen zwischen den Menschen, die von jetzt an für einen ganzen Zeitraum miteinander arbeiten sollen.

Auch für ein Projekt gilt: es gibt eine Sach- und eine Beziehungsebene beim Arbeiten. Die bewusste Gestaltung der zwischenmenschlichen Arbeitsebene hilft später, Konflikte und auftretende Probleme schneller zu lösen.

Nehmen Sie sich ein paar Stunden Zeit, um mit allen Beteiligten einen Kick-Off-Workshop zu erleben. Vielleicht nimmt sich Ihr Chef/Geschäftsführer/Vorstand bei der Gelegenheit kurz Zeit, um alle zu begrüßen und die Wichtigkeit des Projekts zu betonen? Ich habe schon oft erlebt, dass viele sich später – wenn es mal schwierig wird – an die einleitenden Worte des Chefs zurück erinnern. Das hilft, um sich zu orientieren.

Und so könnte eine Agenda für einen Kick-Off-Workshop aussehen:

• Begrüßung Vorstand
• Begrüßung Projektleiter: einleitende Worte, Ziele und Hintergründe der Veranstaltung nennen („Was machen wir hier? Warum machen wir das?), ggfs. Erwartungsabfrage bei den Teilnehmern : „Was erwarte ich vom Projekt/vom Kick-Off“ „Was soll hier auf keinen Fall passieren?“
• Projektleiter: Präsentation der Ziele und Themen des Projekts
• Anschließend Einteilung der Arbeitsgruppen mit folgender Fragestellung: Was sind unsere bisherigen Erfahrungen (was läuft gut?) / Was sollte unbedingt anders/besser laufen? Ziel: subj. Bestandsaufnahme, Verbesserungspotenziale des Projekts erörtern. In den Arbeitsgruppen soll in Form einer Diskussion/Brainstorming gearbeitet werden, Moderatoren werden nicht festgelegt, anschließende Präsentationen.
• Ergebnisse sichern: auf der Grundlage der Ergebnisse werden Teilprojekte und Themenschwerpunkte festgelegt und für das nächste Meeting in den endgültigen Projektplan eingebunden.

Nächste Woche:

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