2. Spielregeln vereinbaren

Der Kick-Off-Workshop war ein voller Erfolg und die Projektarbeit kann beginnen. Nicht ganz – bevor es wirklich losgeht, sollten Sie noch die Spielregeln der Zusammenarbeit besprechen. In jedem Projekt gibt es eine Sach- und eine Beziehungsebene. Meistens sind die sachlich-fachlichen Aspekte des Projekts strukturiert und geplant, doch die Art und Weise, wie die Menschen im Projekt miteinander umgehen möchten, wird leider dem Zufall überlassen. Wie auch im Straßenverkehr ist es auch in der Zusammenarbeit hilfreich, sich an Regeln zu orientieren. Stellen Sie sich einmal vor, wir hätten keine Verkehrsschilder auf den Straßen und Sie müssten an jeder Straßenecke neu klären, wer Vorfahrt hat. Die Konflikte würden sich an jeder Kreuzung auftürmen und keine käme noch vorwärts. Wofür Regeln gut sind, zeigt sich meist dann, wenn die ersten Probleme auftauchen. Vorher – wenn alles noch ganz harmonisch nach Plan läuft, mag man verführt sein zu denken: „ das läuft schon – wir sind alle erwachsene Menschen und wenn es Probleme gibt, reden wir einfach drüber.“ Das Gegenteil ist meistens der Fall: wenn Erwartungen an die Zusammenarbeit nicht erfüllt werden, ärgert man sich meistens und vermeidet das direkte Gespräch. Gerade dann ist es wichtig, Regeln zu haben, die einem helfen, den Ärger zu überwinden und das Problem zu lösen.

Regeln der Zusammenarbeit können zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

• Meinungsverschiedenheiten im Projekt werden zuerst mit den betreffenden Personen besprochen, erst später werden Dritte hinzugezogen.
• Regelungen zum Informationsfluss an Schnittstellen: wer hat die Bringschuld, wer hat die Holschuld?
• Regelung der internen und externen Kommunikationswege: was wird per E-Mail, was wird persönlich kommuniziert?
• Rollen und Zuständigkeiten bei Meetings und Präsentationen – sowohl intern als auch extern.
• Regelungen bei einer Projektübergabe.
• Meeting-Regeln: Regelungen zu Dauer, Beginn und Ende, zum Protokoll und zur Moderation, zur Dauer der Redebeiträge und des Zuhörens.
• Regeln zum Feedback: Frequenz, Form und Feedback-Inhalte.
• … und vieles andere mehr…

Feste Regeln verhindern keine Konflikte, aber sie erhöhen die Lösungswahrscheinlichkeit.

Nächste Woche:

Motivation – was tun, wenn keiner Lust auf das Projekt hat?