5. Projekt-Meetings moderieren

Glaubt man den Ergebnissen regelmäßiger Mitarbeiter-Befragungen, so stehen langatmige und ineffektive Besprechungen auf der Hitliste der Negativpunkte bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutscher Unternehmen. Meiner Einschätzung nach stellen Projekt-Meetings da eine rühmliche Ausnahme dar. Die meisten Projektleiter sind heutzutage geschult und kennen die gängigsten Moderationstools. Projekt-Meetings professionell zu moderieren, hat folgende Vorteile für einen erfolgreichen Projektverlauf:

• Eine professionelle Moderation gewährleistet einen regelmäßigen Ziele-Check der Teilprojekte. Der Ziele-Check ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente von Projektleitern, die ja meist keine Weisungsbefugnis haben. Die gemeinsame (und öffentliche) Besprechung von Zielen in der Projektrunde diszipliniert alle Projektbeteiligten. Schließlich hat niemand Lust, mehrmals mit leeren Händen da zu stehen und sich zu blamieren.

•  Dadurch, dass nicht nur fachliche, sondern auch zwischenmenschliche Themen und Probleme regelmäßig thematisiert werden können, wird die „Projekt-Beziehungs-Ebene“ regelmäßig gepflegt. So gelingt es, für Konflikte und Störungen rechtzeitig eine Lösung zu finden.

• Als Projektleiter die Rolle des Moderators gut zu beherrschen ist hilfreich und motivierend für alle. Da Moderationsmethoden dafür sorgen, dass alle Beteiligten sich gleichberechtigt äußern können und die Erarbeitung in Kleingruppen für ein hohes Maß an Beteiligung aller Projektmitarbeiter sorgt, wirken sich gut moderierte Projekt-Meetings motivierend und somit leistungssteigernd auf das gesamte Projektteam aus.

Wie sieht nun eine Moderationsagenda für ein Projekt-Meeting aus?

Die generelle Aufgabe von Projektsitzungen besteht in der Abstimmung der kurzfristigen Projektplanung, die Koordination der an einem Projekt Beteiligten und die Lösung von Problemen und Konflikten. Der Projektleiter sollte regelmäßig Besprechungen mit allen Teamleitern vornehmen. Die Häufigkeit solcher Sitzungen ist jedoch projektabhängig, d.h. sie finden entweder in regelmäßigen Zeitabständen oder nach Bedarf statt.

Die wichtigsten Projektsitzungsziele lauten:

Orientierung und Informationsaustausch über die Projektentwicklung in den einzelnen Projektteilbereichen

• Probleme identifizieren und lösen
• Arbeitspakete verteilen (durch Delegation wird die Projektleitung  entlastet)
• Identifikation der Mitarbeiter mit dem Gesamtprojekt
• Motivation

Die Inhalte von Projektsitzungen umfassen insbesondere die Präsentation der bisherigen Arbeitsergebnisse bzw. den Projektstand, den Vergleich der Ergebnisse mit dem Projektplan und die Ursachenanalyse eventueller Planabweichungen, die Bewertung sowie gegebenenfalls Revision der Projektziele. Ferner erfolgt die Vorstellung der nächsten Planungsschritte inklusive einer Problemerörterung. Sowohl die Vorbereitung als auch die Durchführung von Projektsitzungen obliegt der Projektleitung. Damit die Besprechungen nicht an Effektivität verlieren, müssen diese systematisch und zielorientiert ausgearbeitet werden. Nur so ist eine zügige Erledigung der Tagesordnungspunkte(TOP’s) gewährleistet. In der Praxis hat sich folgender Ablaufplan als Hilfestellung bewährt:

Ablauf einer Projektsitzung

1. Begrüßung der TeilnehmerInnen
2. Ernennung des Protokollanten
3. Überprüfung der Anwesenheit
4. Klärung der Ziele
5. Information über die Ergebnisse seit der letzten Sitzung („Ist“)
6. Besprechung der aufgetretenen Probleme
7. Entscheidung über Problemlösungen
8. Abarbeitung der übrigen TOP’s
9. Vereinbarung von Maßnahmen, die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind (TODO’s: wer macht was bis wann?)

Vereinbarung des nächsten Sitzungstermins

Je mehr Teilnehmer, desto wichtiger ist der Aspekt der Professionalität bei der Durchführung der Sitzungen. Jede Sitzung sollte einen klaren Anfangs- und Endzeitpunkt haben, der auch eingehalten wird (keine Endlos-Sitzungen).

Zu jeder Sitzung muss ein Protokoll erstellt werden. Nachfolgend eine kurze Checkliste zu den Punkten, die ein Protokoll mindestens enthalten muss:

Checkliste Sitzungsprotokoll

• Projektname
• Projektleiter
• Datum, Ort, Uhrzeiten (von – bis)
• Teilnehmer (auch teilweise)
• Ziel der Sitzung
• Agenda/ Tagesordnungspunkte (TOP)
• Ergebnisse/ TODO’s/ Beschlusse (was wer bis wann erledigen soll)
• Termin der nächsten Sitzung
• Unterschriften (Projektleiter, Protokollführer)

Meistens ist eine Frist von sieben Tagen für die Abnahme des Protokolls vorgesehen.

Und so moderieren Sie…

Bei Punkt 4 der Agenda fragen Sie die Teilnehmer, was heute besprochen werden sollte, damit alle zufrieden aus der Sitzung gehen können.

Bei Punkt 6 der Agenda fragen Sie, welche Verhaltensweisen und Maßnahmen das Problem momentan vergrößern und welche Verhaltensweisen und Maßnahmen das Problem jetzt schon verringern.

Bei Punkt 7 der Agenda stoppen Sie den Problemlösungsprozess und fragen nach Art des Brainstormings nur noch nach Lösungsideen.

Nächste Woche:

Für regelmäßiges Feedback sorgen